jueves, 18 de julio de 2013

CREAR UNA BASE DE DATOS RELACIONAL ( I ) ACCESS 2007



CREAR LAS TABLAS  

Vamos a crear una base de datos sencilla para una biblioteca.
Lo primero será crear unas tablas, una para los usuarios, otra para los libros y una tercera para los préstamos. Las dos primeras serán para tener los registros de todos los usuarios registrados en la biblioteca, la segunda para los libros disponibles y la ultima para las entradas y salidas de los libros y el usuario que dispone de ellos.

Para crear la primera tabla, ficha Crear en el grupo Tablas, Tabla.


Aparecerá la Tabla1, nos situamos en la pestaña, clic derecho Vista diseño. Nos pedirá un nombre para la tabla, en este caso he nombrado como T_Usuarios.


Vamos introduciendo todos los campos que va a contener esta tabla y seguidamente el Tipo de datos de cada campo.


Normalmente el primer campo suele ser la Clave principal, esto quiere decir que este campo será único y no permitirá duplicados en los registros, por lo menos en este campo. No tiene por qué ser necesariamente el primer campo la Clave principal, podría ser cualquier otro, pero siempre hay que buscar el campo más significativo de cada tabla.


En la tabla T_Usuarios el campo NIF podría ser una buena Clave principal ya que tendremos la seguridad que no se darán registros repetidos porque cada NIF tiene un número propio.

En el Tipo de datos cambiamos Autonumérico por Texto ya que Autonumérico crea números comenzando por el uno y sucesivos y en este caso no nos interesa, además que tampoco nos dejaría introducir ningún valor en ese campo. Utilizaremos el Tipo de datos, Texto, al que si vamos a configurar para poder introducir el NIF de los usuarios.


Situados en el campo NIF y en el Tipo de datos, Texto, vamos a las Propiedades de campo y pulsamos en los tres puntitos de Mascara de entrada.



Access nos pedirá Guardar la tabla. Guardamos y pinchamos en los tres puntitos de Mascara de entrada. Desde aquí elegimos el tipo NIF y finalizar.


Estos pasos sirven también para Código Postal y Teléfono. ¿Que conseguimos con esto?, evitar errores de introducción de datos en los formularios. El formulario crea una máscara que te indica que tipo de registro debes introducir.

Cuando terminamos con la tabla T_Usuarios, seguimos con la tabla T_Libros y para finalizar con  T_Préstamos.


Como estas dos tablas no tienen en su Clave principal un NIF que identifique cada registro, entonces el Tipo de datos será Autonumérico y ese campo se creara cada vez que introducimos un registro automáticamente.


La tabla T_Préstamos será una tabla puente entre T_Usuarios y T_Libros.
Los datos que se van a relacionar serán NIF de T_Usuarios y Código Libro de T_Libros.

Por eso en la tabla T_Préstamos el Tipo de datos será IGUAL que en las otras dos tablas. Si no será muy fácil que la BD nos de problemas a la hora de relacionar las tablas u otra operación que vayamos a realizar. Son detalles insignificantes, pero muy importantes a la hora de relacionar las tablas.


Ya disponemos de nuestras tablas. De momento las guardamos y cerramos todas para crear la relaciones.

Puedes consultar en este mismo blog mas información sobre Reglas de Validación.